Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать официальное письмо в организацию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для официального письма не разработано никаких стандартов и шаблонов, так что писать его можно в свободной форме или по образцу, разработанному на предприятии. Главное условие, чтобы данный документ по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства, а по тексту — правилам русского языка.
Как сформировать официальное письмо
Следует помнить о том, что существует ряд сведений, которые должны содержаться в информационном письме непременно:
- наименование организации-отправителя;
- адрес организации;
- контактный телефон (для связи);
- должность и ФИО ее представителя;
- суть послания;
- подпись отправителя.
К письму могут быть приложены какие-либо дополнительные бумаги, фото и видео документы. В этом случае их наличие следует отметить в основном тексте. Также допустимо указывать в «теле» письма ссылки на законы, нормативные, правовые акты, имеющие непосредственное отношение к посланию.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.
Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.
Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:
- При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
- При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.
Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:
- рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
- количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Основные ошибки в оформлении делового письма
При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.
Самые распространенные варианты приведены в списке:
- излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
- использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
- тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
- склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
- устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
- похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
- ошибки в числительных;
- двойные кавычки.
Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:
- перемена местами структурных частей документа;
- несоблюдение правил оформления;
- использование в письме фамильярных обращений;
- неполные реквизиты.
Как написать электронное деловое письмо
В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).
Структура:
- тема;
- приветствие;
- краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
- подпись.
При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.
Правила составления:
- чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
- поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
- приветствие пишется в обычной форме;
- в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
- в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.
Рекомендации по построению фраз.
Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.
Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:
• В связи с отсутствием финансовой помощи…;
• В связи со сложной экономической ситуацией…;
• В порядке проведения совместной работы…;
• В соответствии с Вашим письмом…;
• В соответствии с протоколом…;
• В ответ на Ваше обращение…;
• В подтверждение нашей договоренности…;
• В целях усиления ответственности…;
• На Ваше обращение… и т. д.
Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:
• Просим оказать содействие.
• Просим выслать в наш адрес…;
• Просим принять участие…;
• Прошу принять меры…;
• Прошу принять к сведению…;
• Прошу довести до сведения…;
• Прошу ликвидировать задолженность… и т. д.
Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
• Направляем информацию…;
• Возвращаем справочные материалы…;
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;
• Посылаем справочную литературу… и т. д.
Письма-подтверждения начинаются так:
• Подтверждаем…;
• С благодарностью подтверждаем…;
• Фирма «Кристалл» подтверждает… и т. д.
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
• Напоминаем, что…;
• Напоминаем Вам, что…
В письмах-извещениях – такие:
• Сообщаем, что…;
• Ставим Вас в известность, что…
Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:
• Оплату гарантируем…;
• Качество изделий гарантируем…;
• Сроки выполнить гарантируем… и т. д.
Письма-приглашения могут начинаться со слов:
• Приглашаем принять участие…;
• Просим направить представителя… и т. д.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие. Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
Какие ошибки допускают в таких письмах
Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:
- Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, что вы от него хотите.
- Не пишите много — подробности ситуации можно выяснить при встрече, а в письме они будут только отвлекать.
- Не повторяйтесь — тавтология увеличивает объем текста и сбивает с толку.
- Не ошибайтесь — проверяйте все имена, цифры, названия перед отправкой сообщения.
- Не употребляйте архаизмы (сей год, каковой, при сем) — эти обороты устарели и они могут привести получателя в недоумение.
- Не используйте фамильярный стиль общения — будьте тактичны и уважительны.
Заполнение шапки письма в левой части
Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.
Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.
Оформление делового письма
Жестких требований того, как оформлять деловую переписку, нет. ГОСТ носит рекомендательный характер, поэтому эти правила зачастую нарушаются. Однако есть общепринятые среди деловых людей нюансы, которые стоит соблюдать, чтобы коммуникация между партнерами или коллегами прошла успешно:
- можно использовать угловые или продольные фирменные бланки;
- отступы по верхнему, нижнему и левому краю должны быть 20 мм, по правому – 10 мм;
- используемый шрифт Times New Roman, кегель 12–14;
- когда текст занимает более 1 листа, следует пронумеровать страницы;
- у приложений должна быть своя нумерация;
- в верхнем левом углу нужно указать номер исходящего документа и занести его в журнал.
- Информационное. Материалы, отправляемые в рамках сотрудничества (например, HR-менеджер пересылает заказчику резюме кандидатов или специалист коммерческого отдела – образец договора).
- Гарантийное. Подтверждает обязательства и содержит просьбу об ускорении действий (например, отгрузить товар с пост-оплатой).
- Коммерческое предложение. Синтез рекламы и предложения о сотрудничестве.
- Извещение. Предупреждение об изменении обстоятельств (смена реквизитов, адреса, графика и т.п.).
- Оферта. Документ, подтверждающий готовность сотрудничать на основании ряда существенных условий. Может быть отправлена в ходе участия в конкурсе, предварительного согласования договора, отбора предложений.
- Требование. Запрос разъяснений, информации, сведений. Оформляется как просьба («Просим разъяснить…, выслать… и т.д).
- Рекламация (претензия). Содержит указание на нарушение условий договора (или договоренностей), недопустимые действия. Для этой формы необходимы ссылки на пункты договора или оферту, конкретизация требований и описание негативных последствий при их неисполнении (пени, штрафы, обращение в суд, разрыв сотрудничества и т.д.).
- Сопроводительное письмо. Может быть как формальным подтверждением (например, опись вложений для подтверждения получения документов), так и разъяснением причины отправки документа (например, отправляя резюме, соискатель объясняет – чем его привлекла вакансия и почему он считает себя подходящим кандидатом).
- Подтверждение о получении документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация взятых обязательств. Используя подтверждение, специалист может сократить количество «ненужных» звонков и обращений.
- Письмо – обратная связь. В этом случае необходимым элементом является указание на входящий документ или вопрос.
- Просьба. Невозможно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания, возникновения дополнительных условий. Письмо-просьба позволяет своевременно решить возникающие вопросы.
- Письмо – фиксация важной информации. Все устные и неформальные договоренности имеет смысл закреплять письменно.
- Отзыв. Такой документ может содержать позитивную или негативную информацию об опыте сотрудничества, работе конкретных специалистов, благодарности, поздравления.
- Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
Где учиться писать письма?
Если данный навык нужен вам на серьезном уровне, есть специальные курсы. На них обучают ведению деловых переговоров, в том числе – коммуникациям в письменном виде. Ниже находятся примеры таких программ.
| Деловые переговоры | Онлайн-курс в университете Нетология. Рассказывают, как вести переговоры от момента первой встречи до заключения договора. В том числе обучают навыкам деловой переписки. Курс можно пройти за счет работодателя. |
| Деловая переписка на английском языке | Курс в Skillbox. Вы узнаете про особенности коммуникаций с иностранными клиентами. Научитесь договариваться о встречах, описывать проекты и задачи, презентовать услуги и товары компании, обсуждать финансовые вопросы и многое другое. Для прохождения курса необходимо знать язык на уровне Intermediate (В2) или выше. |
- Полезно. Материалы, пересылаемые в контексте сотрудничества (например, HR-менеджер отправляет клиенту caliquin curriculum или торговые образцы отправляют образцы контрактов).
- Гарантии. Подтверждает обязательства и включает просьбы о незамедлительных действиях (например, отправить товар с уплатой налога). Реклама и структура сотрудничества.
- Уведомление. Информация об изменении условий (например, изменения в данных, администрировании, программах).
- Специальные предложения. Документы, подтверждающие готовность сотрудничать на определенных основных условиях. Могут быть направлены во время проведения конкурса, заключения предварительных соглашений, отбора предложений.
- Запросы. Запрос на разъяснение, информацию или сведения. Формально создается как запрос («Пояснение… , «Передача… и т.д.).
- Жалоба (претензия). Указывает на нарушение контракта (или соглашения) и неприемлемое поведение. Эта форма требует ссылки на условия договора или предложения, специализации претензии и объяснения негативных последствий в случае невыполнения (пени, штрафы, судебный иск, приостановка сотрудничества и т.д.).
- Сопроводительное письмо. Это может быть официальное подтверждение (например, список прилагаемых документов, подтверждающий получение документа) или объяснение причины подачи документа (например, отправляя резюме, кандидат на работу объясняет, почему и чем он его привлек, что считает его подходящей кандидатурой).
- Подтверждение получения документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация заинтересованности. Используя подтверждение, специалисты могут сократить количество «ненужных» звонков и вопросов.
- Письмо — это обратная связь. В этом случае требуются входящие документы или знаки вопросов.
- Применение. Можно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания и дополнительных условий. Письма-запросы позволяют своевременно решать вопросы.
- Письма — это запись важной информации. Имеет смысл закрепить все устные и неформальные договоренности в письменном виде.
- Обратная связь. Такие документы могут содержать положительную или отрицательную информацию об опыте сотрудничества, работе данных специалистов, благодарности и поздравления.
Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.
Основная часть определяет тему письма. Именно это позволяет получателю понять, о чем идет речь. Или насколько важно, чтобы он или она его прочитали.
- Сохраняйте свой деловой стиль и
- Сохраняйте краткость и четкость заголовков, и
- подчеркивайте основную тему письма, и
- покажите получателю, что письмо важно для него или нее.
С помощью заголовка отправитель профессионального письма одновременно привлекает и притягивает внимание. Примеры заголовков для различных типов профессиональных писем:.
- Когда вы отправляете новую партию мобильных телефонов.
- Поздравляем с новой должностью!
- Претензии к качеству продукции от ООО «Эдельвейс».
- Предложение о сотрудничестве от ЗАО «Лес». Перечень преимуществ компании.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.