Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое корпоративная банковская карта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:
- покупка товаров в личных целях;
- оплата заработной платы;
- оплата социальных платежей;
- погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Что такое корпоративные карты
Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.
Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.
3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.
4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.
5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.
6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.
Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.
Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.
Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.
Корпоративные карты бывают следующих видов:
Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.
Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.
Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).
Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:
Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.
Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.
Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.
Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.
Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.
Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях. В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Преимущества работы с корпоративными картами
Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.
Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту
Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.
Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.
Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).
При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.
Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.
Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.
При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.
Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).
Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.
100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.
Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.
Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).
Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт
Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»
(ЗАО «Сладости Востока»)
Приказ N 62
об утверждении списка сотрудников, имеющих право
использовать корпоративные банковские карты
| Г. Москва | 9 января 2014 года |
Сообщаем об открытии счета контролирующим органам
В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.
За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).
Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.
Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.
На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».
Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.
Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.
Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.
Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:
- Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
- Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
- Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
- Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
- Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%
Учет расходов по корпоративной карте: что можно и нужно оплачивать
Для того, чтобы иметь возможность правильно учесть расходы по карте для снижения налоговой базы, они должны быть совершены в интересах бизнеса и в рамках его деятельности.
Так что учет расходов по корпоративным картам имеет свои особенности. Покупать все подряд нельзя – покупки, которые объективно не вписываются в сферу деятельности компании или не отвечают ее интересам, налоговая не будет засчитывать.
Например, ателье может закупать ткань, и это логично, но покупку, например, еды, обосновать с точки зрения выгоды для бизнеса будет труднее, хотя шанс все равно есть – может быть закупка проходила в рамках подготовки к переговорам с партнерами. Но тут придется потрудиться.
При этом есть ряд статей затрат, которые обосновать будет очень легко. Оплата корпоративной картой стандартных вещей, вроде офисной мебели, канцтоваров и, конечно, командировок. Деловые поездки очевидным образом развивают бизнес, так что здесь не будет проблем. Поэтому очень удобно использовать корпоративные карты для оплаты бронирований на сервисах вроде OneTwoTrip Business – это позволяет серьезно ускорить процесс организации командировки.
Что важно: использовать корпоративную карточку можно и за границей. В этом случае банк сам пересчитает средства по внутреннему курсу в рублях
В российской валюте будет отражаться и все расчеты, в том числе по зарубежным операциям.
Использование в работе
Изучая вопрос о том, как пользоваться корпоративной картой Сбербанка для юридических лиц, важно помнить, что все ее средства принадлежат исключительно компании. При необходимости совершения расхода по карте бухгалтер осуществляет ее пополнение со счета фирмы
Обязательно указывается номер пластика и цель перечисления средств. После деньги размещаются на карте работника компании. Распоряжение финансами происходит в соответствии с требованиями и нуждами предприятия.
Расход можно произвести безналично либо снять необходимую сумму в банкомате. После выполнения задачи сотрудник предоставляют в бухгалтерию организации чеки, квитанции о покупках товаров, услуг, чеки о снятии денежных средств. На основании этих документов заполняется отчет о расходе подотчетных средств.
За что можно расплачиваться бизнес-картой
Бизнес-картой можно оплачивать:
1. Издержки, которые связаны с главной работой компании:
- оплата товара у поставщиков;
- оплата услуг, которые связаны с главной работой организации.
2. Командировочные и представительские расходы:
- можно оплачивать счет в кафе;
- покупать билеты;
- оплачивать проживание в хостеле;
- оплачивать аренду машины;
- оплачивать услуги переводчика.
3. Хозяйственные и накладные расходы:
- можно покупать канцтовары, офисное оборудование, оплачивать программное обеспечение;
- делать покупки в интернет-магазине (например, книги для обучения и т.д.);
- оплачивать курьерские и другие профессиональные услуги (уборка помещения, вынос мусора, настраивание рабочего оборудование и другое);
- другие хозяйственные расходы (продукты для уборки помещения, лампочки и прочее).
4. Транспортные расходы:
- есть возможность оплачивать бензин;
- расходы на пользование служебного автомобиля.
Отражаем передачу карты работнику и ее возврат
Карта — это собственность банка. Передача работнику карты не означает выдачи ему денег, ведь они продолжают числиться на счете организации. Корпоративная карта всего лишь позволяет работнику пользоваться деньгами организации. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете организации передача карты сотруднику и ее возврат никак не отражаются.
Для учета карт необходимо вести журнал их выдачи и возврата, в котором расписываются работник, получивший карту, и лицо, ответственное за ведение учета по картам. В журнале целесообразно указывать:
- номер карты;
- Ф.И.О. держателя карты;
- срок, на который карта выдана работнику;
- дату передачи карты работнику и обратно.
При обнаружении факта кражи или пропажи карты работник обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней.
С именными картами меньше законодательных проблем
По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.
Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.
Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.