Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое филиал и зачем он нужен компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Филиал не является юридическим лицом, но при этом принимает ответственность по функциям и обязанностям, которые прописаны в положении учредителем компании. Подразделение не может участвовать в судах и разбирательствах самостоятельно, без юрлица. Иск подается юрлицом, а для руководителя отделения оформляется доверенность на подписание заявления в суде.
Пошаговая инструкция “Как открыть филиал или представительство ООО?”
Прежде всего, необходимо отметить, что с 05.05.2014 года, в связи с изменением Гражданского кодекса включение сведений о филиале (представительстве) ООО в устав не является обязательным, достаточно внесения в ЕГРЮЛ. Кроме того, в связи с изменением законодательства компания может исключить сведения о филиале из устава и оставить их только в ЕГРЮЛ (для более гибкого внесения изменений в будущем).
Таким образом, компания может выбрать порядок регистрации филиала: вносить сведения о нем в устав или зарегистрировать его только в ЕГРЮЛ (Письмо ФНС от 6 марта 2015 г. N СА-4-14/3666@). В зависимости от выбора компании будет зависеть список необходимых документов и порядок действий. В настоящей инструкции мы собрали информацию по двум вариантам регистрации филиала (представительства) ООО.
Налоги и судебные процессы
У филиала отсутствует статус налогоплательщика или иного обязанного лица. Всю ответственность за дополнительные сборы, штрафы и налоги несет юридическое лицо, открывшее отделение.
Подразделения используют средства компании, которые находятся на отдельном счету в банке. К этим средствам относятся финансы, выделенные организацией. При этом вся прибыль и издержки будут отражены в бухгалтерской отчетности.
Кто принимает решение об открытии филиала ООО
Пошаговая инструкция по созданию филиала в 2021 году должна содержать ключевые моменты процедуры, а также юридические тонкости, имеющие значение.
-
Так по общему правилу, согласно действующему законодательству РФ, принять решение об открытии филиала правомочно общее собрание участников (либо, если собственник один, то он принимает решение единолично). Необходимый кворум установлен законом, и может быть изменен уставом компании (только в сторону увеличения).
-
При этом, в уставе ООО может быть определен иной орган, которому предоставлено право открывать подразделения. Согласно установленным нормам, создание филиала может входить в компетенцию:
-
Совета директоров (наблюдательного совет) согласно п. 1 ст. 5, п. 2 ст. 32, п. 8 ст. 37 Закона об ООО.
-
Коллегиального исполнительного органа согласно п. 2 ст. 65.3, п. 3 ст. 66.3 ГК и Закона об ООО.
Ранее мы уже сказали, что если организация открывает филиал, то лишается права применения упрощенной системы налогообложения. Компании придется переходить с УСН на ОСНО.
Изначально нужно определиться — выделять филиал на отдельный баланс или нет. Если выделить на отдельный баланс, тогда подразделение будет наделено полномочиями по начислению и выплатам работникам. Такой филиал должен будет отчитываться и платить страховые взносы по месту нахождения.
Если не выделять филиал на отдельный баланс, тогда всю отчетность по страховым взносам нужно сдавать в головную организацию.
Особенности процедуры открытия
Когда вся необходимая информация собрана, руководители организации совещаются и принимают окончательное решение. В некоторых случаях проводится голосование (в соответствии с долей в капитале организации). По его итогам проголосовать «за» должны не менее 2/3 от общего количества учредителей. Обязательным является ведение протокола учредительного собрания. В него вносятся все сведения о проведенном мероприятии, включая итоги голосования, список участников, выбранные ими варианты и т.д.
Следует учесть, что любое ООО теряет возможность использовать упрощенную систему налогообложения в случае регистрации хотя бы одного филиала. Если до этого применялась УСН, ее потребуется сменить на другой вариант (ждать новый отчетный период не нужно). Информация об открытии обязательно вносится в устав ООО, а также отображается в ЕГРЮЛ.
В случае отсутствия в новом филиале наемных работников, проходить регистрацию во внебюджетных фондах не требуется. То есть, можно не обращаться в ПФР, ФСС и ФМС. Однако при наличии хотя бы одного наемного сотрудника посетить эти инстанции нужно. Аналогичный принцип действует и для налогов. Если головной офис занимается их уплатой в бюджет, то регистрировать филиал в местной налоговой не требуется.
Также следует предварительно разработать Положение о филиале (пункты, которые оно должно включать в себя, приведены выше). Оно представляет собой внутренний документ, в котором представлены ключевые сведения о структурном подразделении ООО. Подготовив всю необходимую документацию, можно приступать непосредственно к регистрации.
Что такое представительство ООО
Представительство, как и филиал является обособленными подразделением ООО, т.е. частью Общества расположенной вне места нахождения самого Общества. В отличии от филиала представительство выполняется только функции по представлению и защите интересов ООО.
Например, Общество с ограниченной ответственностью зарегистрировано в г. Москве, там же стоит на учете в территориальной налоговой инспекции и осуществляет хозяйственную деятельность, к примеру, по торговле фармацевтическими товарами. В этом случае, филиал, расположенный в Новосибирске, вправе также осуществлять прямую торговлю, получать за это денежные средства на свой отдельный расчетный счет. Представительство, в данном случае, вправе только информировать покупателей о деятельности Общества, все остальное взаимодействие (заключение договоров, расчеты) происходит напрямую между ООО и клиентом, скажем так, привлеченным представительством.
Общее собрание участников
Решение общего собрания участников должно быть оформлено протоколом. Если в обществе один участник, то оформляется решение единственного участника общества.
В повестку общего собрания участников по вопросу создания филиала (представительства) включаются вопросы о создании филиала, утверждении положения о нем, а если вносятся изменения в устав, то также утверждение новой редакции устава.
В любом случае (вносятся изменения в ЕГРЮЛ или устав) филиал создается по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов не предусмотрена уставом общества.
Обратите внимание! Статьей 67.1 ГК РФ установлены требования к протоколу общего собрания участников:
- для ПАО: протокол должен быть удостоверен лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии
- для НАО: протокол должен быть нотариально удостоверен или удостоверен лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии
- для ООО: протокол должен быть нотариально удостоверен, если иной способ (например, подписание протокола всеми участниками или частью участников — председателем и секретарем собрания) не предусмотрен уставом ООО либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.
То есть протокол общего собрания ООО с СРО не удостоверяется нотариально, если соблюдено одно из условий:
- иной способ удостоверения выбран в уставе (для этого можно 1 раз внести изменения в устав подачей в ИФНС новой редакции устава и заявления по форме Р13001, можно их внести одновременно с внесением иных изменений в устав)
- иной способ выбран в протоколе общего собрания, принятом единогласно (то есть можно в самом протоколе поставить одним из вопросов повестки дня “выбор способа удостоверения протокола”, но необходимо, чтобы решение было принято единогласно)
Если протокол общего собрания подлежит нотариальному удостоверению, то протокол подписывается участниками собрания при нотариусе, нотариус удостоверяет подписи. Аналогично проходит удостоверение подписей держателем реестра.
Создание обособленного подразделения компании без образования филиала и представительства
Если организация намерена открыть обособленное подразделение, не являющееся филиалом или представительством, в том числе при открытии обособленного подразделения в другом регионе без таких функций, то оно должно соответствовать следующим признакам:
- Во-первых, адрес обособленного подразделения не должен совпадать с адресом государственной регистрации самой организации. Если используется несколько зданий и сооружений для осуществления единого технологического процесса на одном земельном участке и по месту налогового учета головной организации, то создание обособленных подразделений в данном случае не происходит.
- Во-вторых, в обособленном подразделении должны быть созданы стационарные рабочие места на срок более одного месяца. Согласно ст. 209 ТК РФ рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
При этом форма организации работ и фактическое нахождение работника на рабочем месте не имеет значения для идентификации обособленного подразделения.
Так, например, в Письме Минфина России от 10.04.2018 № 03-02-07/1/23401 было указано, что к созданию обособленного подразделения приводила аренда офисного помещения, территориально обособленного от места нахождения организации, которое было оборудовано для ведения переговоров и по месту нахождения которого постоянно совершались деловые поездки руководителей или иных представителей организации.
- В-третьих, помещение (объект, территория), где находится рабочее место, должно быть подконтрольно организации-налогоплательщику.
Например, в Постановлении ФАС Московского округа от 2 марта 2009 г. № КА-А40/817-09 по делу № А40-37966/08-118-130 судьи пришли к выводу, что у общества не образуется обособленное подразделение, поскольку имущество или оборудование, принадлежащее заявителю, на постах охраны отсутствует, такие права имеются только у заказчика охранных услуг, в ходе исполнения договорных обязательств по охране объекта на территории заказчика заявитель не может прямо или косвенно контролировать рабочее место своего охранника. Аналогичный вывод содержится в Постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 11 июня 2015 г. № Ф04-20325/2015 по делу № А81-4793/2014, где отмечено, что все условия для работы командированных сотрудников обеспечивает не исполнитель (налогоплательщик), а заказчики. Следовательно, именно заказчику подконтрольны эти рабочие места. А поскольку сам исполнитель не создает стационарных рабочих мест в месте командировки, то у него там не образуется обособленного подразделения.
Если подразделение, открываемое юридическим лицом, соответствует всем вышеперечисленным признакам, то оно является обособленным.
Отличия филиала от обособленного подразделения
Филиал – обособленное подразделение юридического лица, находящееся на другой территории и выполняющее какие-либо обязанности головного предпрития. Решение о необходимости создания филиала принимается собственниками юрлица. Информация о наличии филиалов, их адресах и прочих показателях, обязательно отражается в ЕГРЮЛ, дополнительно сообщать о них в ФНС не требуется.
Филиалу позволено осуществлять коммерческую деятельность через собственный банковский счет, а также играть роль представительства. Работа филиала фиксируется в собственном бухучете, но отчетность, где показана работа всех филиалов, в ФНС предоставляется головным предприятием.
Обратите внимание
Отличие филиала от обособленного подразделения: выполняет обязанности головного предприятия, представительства и вносится в ЕГРЮЛ.
Сроки регистрации обособленного подразделения
Когда обособленное структурное подразделение начинает работать, есть месяц, чтобы зарегистрировать его в ФНС, а также, если нужно, в ФСС и ПФР.
Иногда возникают сложности с определением срока деятельности. Обычно за нее принимают дату, указанную в приказе. Однако если ранее было арендовано помещение, нанят руководитель, налоговая может дату фактического начала деятельности привязать к договору аренды или трудовому договору.
Чтобы постановка на учет обособленного подразделения прошла без проблем и вопросов, подготовительный этап перед тем, как открыть обособленное подразделение ООО, лучше организовать таким образом, чтобы даты приказа, аренды, найма руководителя, максимально совпали или приказ был выпущен первым.
Деятельность филиала и представительства ООО
Поскольку филиалы и представительства Общества с ограниченной ответственностью не являются отдельными юридическими лицами, то они осуществляют свою текущую деятельность на основании положений, которые утверждаются Обществом.
Филиалы и представительства при создании наделяются имуществом, передаваемым им Обществом. Далее, филиал вправе приобретать иное имущества и ставить (отражать) на своем балансе.
Руководители филиалов и представительств назначаются только по решению Общества. Осуществление текущей деятельности руководители филиалов и представительств осуществляют на основании доверенности выданных Обществом.
Деятельность, которую осуществляют филиалы и представительства, происходит от имени создавших их Общества. Также само Общество несет полную ответственность за их деятельность.
Цели создания филиала ООО
Давайте разберемся для чего они создают. Создание филиала юридического лица происходит для:
Во-первых: при необходимости работы в регионе под известной торговой маркой. Часто юристы рекомендуют организации вместо подразделения открывать ООО и делегировать полномочия. Это не дает права работы под одним ТЗ, за исключением случаев аренды последнего или подписания лицензионного договора. Тем же фирмам, для которых ТЗ важен требуется создать филиал.
Во-вторых: при неудовлетворенности работой дилеров или представителей в регионах. В этом случае компания организует склад и приводит собственных маркетологов.
В-третьих: в случае удобства клиентов, которые желают работать с компанией, пользуясь известным им и привычным сервисом.
В-четвертых: при пользовании одной лицензией головной организации.
В-пятых: при смене системы налогообложения ЮЛ с упрощенной на основную.
Когда принимается решение об открытии филиала ООО
У каждой организации могут быть разные причины для открытия своих филиалов в других городах. Среди самых часто встречающихся можно выделить:
- Охват новых территорий для расширения своей деятельности
- Перенос своей деятельности в другой, более перспективный регион
- Открытие большего количества точек реализации своей продукции или услуг
- Увеличение количества клиентов организации
- Повышение эффективности работы компании за счет формирования связей в других регионах
- Перевод опасного производства в более удаленную местность
- Улучшение репутации предприятия за счет открытия дополнительного филиала и проведения маркетинговых кампаний
Документы, необходимые при регистрации филиала ООО
Одним из ключевых документов, необходимых для регистрации филиала, является положение, регулирующее его деятельность. Оно составляется самой организацией. Строгие законодательные требования к его формату не предусмотрены, однако в нем должны содержаться:
- Полное юридическое название организации
- Юридический адрес, по которому будет регистрироваться новый филиал
- Используемый режим налогообложения
- Коды деятельности компании
- Лицо, выполняющее обязанности руководителя, а также его права и обязанности
- Функции, которые планируется возложить на новое структурное подразделение
- Специфика функционирования компании
- Ключевые задачи, для которых открывается филиал
- Город, регион или прочая территория, на которую будет распространяться деятельность филиала
- Источники поставки имущества для организации
- Порядок предоставления филиалом отчетности головному отделению компании
Также потребуется заверить у нотариуса заявку по шаблону 13002 на изменение информации в уставе компании (она заполняется представителями организации). Кроме этого потребуются следующие документы:
- ИНН
- ОГРН
- Решение учредителя, либо же протокол соответствующего собрания (если учредителей несколько)
- Положение о филиале или прочем структурном подразделении
- Устав организации (запрашиваются 2 экземпляра)
- Доверенность на руководителя открываемого филиала
- Справка из ЕГРЮЛ сроком не более месяца
Чтобы поставить филиал на учет в Пенсионном фонде, необходимо обратиться в местное отделение и предъявить:
- Заявку на регистрацию
- Свидетельство налогоплательщика
- Оповещение о регистрации головной организации в ПФР
После этого местное отделение ПФР выдаст справку о том, что головной офис является страхователем филиала. Ее нужно будет предоставить в Фонд расположения головной организации.
В Фонд социального страхования необходимо обратиться не позднее, чем через 30 дней с момента регистрации филиала в налоговой. При этом потребуется предъявить:
- Свидетельство права на открытие филиала
- Свидетельство налогоплательщика
- Справку о регистрации в отделении ФНС по месту расположения структурного подразделения
- Письмо с перечнем кодов статистики
Закрытие филиала или представительства
Решение о прекращении работы обособленной структурной единицы может приниматься и регулироваться:
- Собранием участников общества;
- Документами (например, положением о филиале).
Для удобного разрешения вопросов, возникающих в связи с закрытием, создается ликвидационная комиссия, что не является обязательным условием.
С ее участием или без него организации необходимо осуществить:
- Закрытие собственного расчетного счета филиала;
- Сокращение или перевод на другие должности сотрудников;
- Передачу обществу имущества и документов подразделения;
- Иногда расчеты с кредиторами или партнерами. Этот пункт возникает довольно редко в первую очередь из-за того, что филиалы или представительства не выступают самостоятельными юридическими лица и совершают все сделки от ведущей организации, соответственно их ликвидация не считается основанием для досрочного прекращения обязательств перед контрагентами. Вся ответственность после закрытия перекладывается на юридическое лицо, создавшее структурную единицу.
Нужно ли открывать филиал?
Открытие филиала юридического лица требует значительных материальных и временных затрат. Оценивать необходимость юридического обособления части компании нужно исходя из сложившейся ситуации.
Так, создание филиала юридического лица будет полезным, если организация планирует длительно работать в другом регионе, причем необязательно — в ином субъекте России. Постоянная деятельность даже в ином городе потребует весомых затрат времени и средств на доставку сотрудников из головного офиса к месту работы.
В то же время регистрация филиалов юридического лица ради выполнения краткосрочных работ нецелесообразна, поскольку сама процедура их открытия может занять больше времени, чем выполнение поставленной задачи (под краткосрочными следует понимать работы, затягивающиеся менее чем на месяц). Согласно ст. 11 Налогового кодекса, обособленными подразделениями признаются те части компании, которые выделены территориально и имеют созданные на срок не менее месяца стационарные рабочие места.
Порядок регистрации филиала юридического лица
Для начала стоит отметить, что филиал является отдельным подразделением предприятия, располагающегося не в месте ее расположения, кроме того, он осуществляет его основные функции.
- филиалы – не самостоятельные юрлица, но они могут вести хозяйственную деятельность, чем отличаются от представительств;
- они часто обладают отдельным или не отдельным балансом;
- директора филиалов работают на основании подписанных доверенностей;
- филиал необходимо поставить на налоговый учет, а также в спецфондах социального страхования;
- компания, у которой есть филиалы, лишается права на УСН.
Охарактеризовать такой вид организации довольно просто, в первую очередь, филиальное подразделение предполагает наличие спецоборудованных мест для работы, на которых работают уже больше месяца, а также должен быть адрес, отличающийся от адреса головного офиса.
Итак, руководитель (руководство, собрание участников) юрлица принял решение о создании филиала, как зарегистрировать филиал?
- Оформить решение о создании филиала в письменной форме.
- Разработать и утвердить положение о филиале.
- Назначить руководителя филиала.
- Можно подготовить изменения в устав юрлица, а лучше устав в новой редакции, касающиеся внесения информации о наименовании филиала и его юридическом адресе, иной информация предусмотренной законом. Можно не вносить изменения в устав, главное, чтобы запись о филиалах содержалась в ЕГРЮЛ. Ранее в законе было указано на необходимость указания в уставе юрлица сведений о филиалах, сейчас этого не требуется.