Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пишем положение о коллегиальном органе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Отличие приказа от распоряжения
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Изменения с 2021 года
Начиная с 1 января 2021 года составление и подписание документов о приемке товаров стало доступно в ЕИС (Единой информационной системе).
Теперь можно вести работу в электронной форме, а письма ФНС и Казначейства за номерами № АС-4-15/26126 и № 14-00-06/27476 подробно разъяснили, что онлайн-версии документов, которые подписываются цифровой подписью, равнозначны по юридической силе бумажным вариантам, подписанным собственной рукой.
Для того чтобы осуществлять документооборот с использованием ЕИС, необходимо указать в контракте следующие пункты:
- определить возможность обмена документами, подписанными цифровой подписью о получении партии товара и прочих процедурах и характеристиках в электронной форме;
- принимать электронные формы сопроводительных и подтверждающих документов, вроде счетов, передаточных и корректировочных бумаг и т.п. в качестве первичных учетных документов.
Интерфейс ЕИС содержит весь необходимый функционал для осуществления вышеописанного документооборота, и при желании обоих сторон, заказчика и поставщика, может служить юридической онлайн площадкой для обмена документами о факте передачи и приемки товара в электронной форме.
Для этого необходимо иметь действующий контракт с соответствующими пунктами и выполнить два простых шага:
- Найти в реестре контрактов действующий текущий контракт в фазе исполнения.
- В контекстном меню данного контракта выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
После этого, поставщик в своем личном кабинете найдет соответствующий контракт и сможет передавать документы в цифровом виде.
Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:
● Прошу предложений.
● Прошу решить и подготовить необходимые документы.
● Прошу совместного решения.
● Прошу предложений о сотрудничестве.
● Прошу подготовить распоряжение.
● Прошу согласовать позиции.
● Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.
● Прошу представить план реализации.
Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.
Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:
● Оплатить. Это важно.
● Согласен. Опасно.
● Прошу учесть. Интересно.
● Разумно.
● Надо решить. Предлагайте.
● Что это?
● Зачем?
Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.
Секретарь должен:
● …помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.
● …понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.
● …направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.
● …изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).
● …постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.
● …опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.
● …кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.
● …укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.
Справочно-информационные документы.
К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и не являются обязательными к исполнению. Справочно-информационные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю, от руководителя в вышестоящие организации.
Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т д.
Требования к оформлению приказов и распоряжений
В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.
Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:
| Реквизит | Требование к реквизиту |
|---|---|
| Название компании | Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе. |
Например, ООО «Компания»
Например, генеральный директор ООО «Компания» Петров П. П.
Например, приказ «Об утверждении штатного расписания»
Термины и разграничения
Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.
Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.
Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.
Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.
На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.
Среди основных целей, которые ставятся:
- подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
- проверка правильности выведения результатов;
- выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
- вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
- контроль правильности информации;
- если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.
Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:
- инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
- принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
- инструктаж работников.
Среди требований следует выделять:
- получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
- обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
- проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.
Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.
При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.
Кто входит в инвентаризационную комиссию
Согласно законодательству включать в число проверяющих можно абсолютно любых работников, кроме тех, что непосредственно несут материальную ответственность за ценности. Если в числе будут МОЛ, то процедуру можно признать недействительной из-за наличия нарушений. В случае разбирательств судебная практика аннулирует мероприятие и придется проводить его повторно, устранив все недочеты.
Инициирующая сторона, собственно, сам директор предприятия не должен входить в состав. Если, кроме него, никого не значится в штате, привлекаются сторонние аудиторы, предоставляющие услуги аутсорсинга.
На должность председателя обычно назначаются бухгалтера, экономисты, работники администрации. А среди других членов — любые сотрудники.
Образец приказа о создании инвентаризационных рабочих комиссий по участкам учета
На крупных предприятиях существует необходимость формирования нескольких групп инвентаризаторов. Нужно учитывать, что материально ответственные лица в конкретной области учета не могут быть проверяющими, но должны присутствовать при проведении инвентаризации. В таком случае требуется заменять одного или нескольких сотрудников на тех, что не заинтересованы в результатах.
Например, проверка производственного участка проводится административными рабочими, чтобы служащие цеха не были включены, и наоборот.
Сама процедура не сильно отличается от обычного создания приказа, единственное исключение составляет то, что надо четко разграничить зоны, а также в соответствии с каждым назначить проверяющих. Это можно сделать в формате таблицы или просто расписаться отдельными пунктами. Четкого установленного образца нет, разработка документа полностью ложиться на руководителей фирмы.
Обязательные данные:
- название и форма хозяйственной деятельности;
- номер распоряжения;
- нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
- срок активности комиссии (на постоянной основе или для полной проверки);
- список работников, включенных в состав по каждой отдельной зоне ответственности (материальные ценности, нематериальные активы, расчеты с покупателями и др.);
- обязанности;
- должность и инициалы лица, ответственного за исполнение приказа;
- Ф. И. О и подпись инициатора.
Каждый из участников должен до начала проведения работ ознакомиться с документом и поставить подпись. Если кто-то из членов не может до старта явиться для выполнения возложенных на него обязательств, то следует издать дополнительное распоряжение о его замене.
Оформляем приказ по обновленным правилам
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169).
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 7.0.97-2016″ (утв.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.
Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации муниципального образования возлагается на управляющего делами Администрации, руководителей структурных подразделений, на работников, выполняющих функции по документационному обеспечению.
Кто, кроме директора, может подписать акт об оказании услуг
В предыдущей статье мы рассказали как подать претензию в управляющую организацию о ненадлежащем качестве коммунальной . В настоящей статье мы вас ознакомим как зафиксировать нарушение и как составить акт о некачественной коммунальной , а также куда его направить.
Порядок установления факта предоставления коммунальных услуг ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность регулируются разделом 10 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 г. № 354 (далее Правила № 354).
Так, согласно п. 105 Правил № 354 при обнаружении факта нарушения качества коммунальной услуги потребитель уведомляет об этом аварийно-диспетчерскую службу исполнителя или иную службу, указанную исполнителем (далее – аварийно-диспетчерская служба).
При этом исполнителем коммунальной услуги в силу п. 2 Правил № 354 является управляющая организация.
Из утвержденной Приказом № 761/пр формы следует, что со стороны заказчика акт выполненных работ подписывает председатель дома либо уполномоченный собственник помещения в МКД. Необходимые полномочия у такого собственника могут возникнуть на основании Протокола общего собрания собственников помещений, а также доверенности.
Вывод №1: При отсутствии в МКД председателя совета или лица, уполномоченного на подписание АВР, подписывать указанный акт некому. Члены совета дома и иные собственники не имеют законных оснований на подписание АВР.
Служебный акт составляет и подписывает
Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение. Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:
- При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
- При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
- Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
- Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
- В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
- Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
- Был установлен факт получения, дачи взятки.
Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.
Одним из обязательных условий для законности предпринимаемых работодателем действий является создание комиссии. Опыт и образование членов комиссии должны быть достаточными для того, чтобы принять какое-либо здравое и справедливое решение по рассматриваемому вопросу.
Кроме того, комиссия должна состоять минимум из трех человек. Но ни один из них прямо или косвенно не должен быть виновником. Например, если служебное расследование ведется по факту недостачи, то бухгалтера в нее не могут включить.
После того как состав комиссии утвержден, она приступает к выполнению своих обязанностей. В частности, она вправе в письменной форме попросить дать виновного в каком-либо проступке пояснения относительно своих действия.
Но стоит иметь в виду, что сотрудник может (и имеет на это право) уклониться или отказаться от дачи каких-либо показаний. В таком случае комиссия составляет акт об отказе. Его должны подписать все члены комиссии.
Помимо этого, комиссия собирает документы о произошедшем. Ими могут являться акты замеров измерительного оборудования, акты инвентаризации с выявленной недостачей, служебные записки от других сотрудников организации, которые были очевидцами случившегося и пр.
Акт служебного расследования на предприятии будет при этом заключительным документом. Он включает в себя все фактические данные, выжимку необходимых ссылок из нормативных актов, а также выводы комиссии относительно виновности или невиновности определенного лица или группы лиц.
Формулировки в теле документа будут зависеть от специфики сферы работы предприятия, а также от вида нарушения. В любом случае заполняющему акт необходимо придерживаться делового тона, не быть голословным. Для того чтобы бумага имела вес, в ней должны приводиться точные и достоверные данные.
Начинается акт стандартно: с указания реквизитов предприятия. Обычно его печатают на бланке организации. В середине находится наименование документа, ниже – город и дата составления.
Основная часть приложенного примера заполнения акта содержит:
- Основание. В этой графе должна приводиться ссылка на приказ о формировании комиссии.
- Перечисление должностей и ФИО председателя и членов комиссии в графах «составлен комиссией».
- Дату, когда началось описываемое действие (нарушение).
- В чем состоит суть предъявляемых претензий.
- Какие действия были приняты обвиняемым.
- Кто еще мог принимать участие в описываемых действиях.
- Выводы комиссии. Чаще всего они формулируются как виновность конкретного лица в прогуле, растрате или ином проступке. При этом меры наказания в акте не перечисляются. Принятие такого рода решения – за руководителем организации. В особо сложных ситуациях все бумаги передаются в судебные инстанции.
Должностная инструкция любого работника содержит раздел, в котором прописывается ответственность за те или иные нарушения. Обычно здесь есть пункты о:
- причинении ущерба компании,
- порче товарно-материальных ценностей,
- несоблюдение трудовой дисциплины,
- халатное выполнение трудовых функций,
- разглашение коммерческой тайны и т.п.
Все эти проступки могут повлечь за собой достаточно серьезные последствия для организации и стать причиной служебного расследования. И если это случилось, то внутреннее «следствие» поможет установить истинную причину происшествия и определить степень виновности того или иного сотрудника.